H2O CONSULTANCY CONTRACT MANAGEMENT

Nos services

H2O CONSULTANCY CONTRACT MANAGEMENT accompagne ses clients pour :

  • Le développement de la fonction contract management au sein de leur organisation.
  • L’élaboration de contrat lors des phases d’offres.
  • Le pilotage contractuel lors des phases d’exécution.
  • La préparation de dossiers de réclamations pour une résolution des différends au plus tôt et au plus juste.
  • L’assistance aux conseils et témoins-experts dans le cadre de procédure arbitrale ou contentieuse.
+   ACCOMPAGNEMENT

Le développement de la fonction Contract Management au sein d’une entreprise requière plus que la mise en place de processus.

H2O CONSULTANCY permet de passer de la théorie à la pratique en élaborant et déployant des outils et modes opératoires adaptés à la culture, aux enjeux et au niveau de maturité de l’entreprise.

Pour chacun de nos clients, nous construisons un plan de développement dédié, pragmatique et réalisable afin de standardiser les bonnes pratiques. Certains de nos clients choisissent d’y inclure un module de formation sur-mesure afin de pérenniser le niveau de compétence de leurs équipes dans la durée.

 

Grâce à l’accompagnement de H2O CONSULTANCY, nos clients ont  :

  • Optimisé leur capacité à organiser et à répondre à des appels d’offres.
  • Déployé les outils nécessaires à un suivi contractuel réactif sur des projets de grande envergure.
  • Élaboré un mode opératoire pour le traitement des écarts contractuels, adaptable en fonction du niveau de ressources disponibles.
+   OFFRES

Les contrats de projets sont complexes à établir étant donné la multiplicité et la sophistication des mécanismes qu’ils contiennent. Grâce à leurs longues expériences des projets, les équipes de H2O CONSULTANCY aident les entreprise à identifier les incohérences et omissions pouvant mener à de futurs litiges, retards et coûts supplémentaires.

À La complexité des contrats de projet viennent souvent s‘ajouter des exigences spécifiques liées au mode de passation de ces contrats. Ces exigences sont sources de risques pour les entreprises peu expérimentées en la matière. H2O CONSULTANCY aide à sécuriser les processus de passation complexes – comme les appels d’offres de la commande publique – en effectuant une revue complète des exigences et en élaborant un clausier, sur mesure, afin de guider nos clients à chaque étape, jusqu’à la complétion du processus.

La passation est une étape essentielle pour garantir la bonne compréhension des exigences par les responsables de l’exécution du futur projet. H2O CONSULTANCY sécurise la réussite de cette passation au moyen de supports visuels, précis et explicatifs, spécifiquement développés pour être facilement assimilés par des personnes n’ayant pas toujours l’expérience nécessaire des contrats.

+   ÉXÉCUTION

Le pilotage contractuel pendant les phases d’exécution tient un rôle prépondérant pour la réussite des projets. Le suivi des correspondances, des écarts éventuels, des demandes de modifications ou des travaux supplémentaires sont autant de tâches où une expertise en contract management fait la différence. D’autant qu’il est parfois difficile pour l’équipe projet de réaliser l’ensemble de ces tâches en temps réel.

H2O CONSULTANCY conseille les équipes en place et a la capacité d’intégrer des contract managers expérimentés en renfort de l’organisation existante pour répondre aux attentes des directions de projets.

Les contract managers mis à disposition bénéficient en temps réel du support de nos experts pour les épauler dans l’exécution des tâches les plus complexes ou requérant un savoir-faire particulier.

+   RÉCLAMATIONS

Même minutieusement planifié, un projet ne peut être immune de tout risque. Lorsqu’un risque se matérialise, la partie impactée souhaite obtenir réparation par l’émission d’une réclamation. La constitution d’un dossier de réclamation nécessite des compétences particulières et multiples devant être dûment maîtrisées. Une réclamation incomplète ou de qualité insuffisante fragilisera la légitimité de la demande, compliquant la résolution du différend et pouvant déboucher en contentieux.

Pour obtenir au plus tôt une résolution amiable des différends, H2O CONSULTANCY apporte toute son expertise dans la préparation de réclamations – de la reconstitution des faits jusqu’à la quantification du préjudice.

Nous maitrisons les différentes méthodes d’analyse de retards et de perturbations communément admises, telles que présentées dans le protocole de la Society of Construction Law et la recommandation 29R-03 du AACE International.

Nos analyses sont présentées sous forme de mémoires clairs et précis — explicitant pour chaque étape le lien de cause à effet — pouvant être revus et compris sans difficulté par des personnes n’étant pas directement impliquées dans le projet.

Notre objectif premier est toujours de fournir une explication convaincante, démontrant les faits et leurs conséquences, pour obtenir un règlement à l’amiable, à la satisfaction des parties.

+   LITIGES

En cas de procédure arbitrale ou de recours devant un tribunal étatique, la capacité à collecter, trier et analyser l’information en temps voulu est déterminante.

H2O CONSULTANCY vient en renfort des conseils et témoins-experts en leur apportant les informations et les analyses dont ils ont besoin pour défendre leurs clients.

Notre expérience et expertise nous permettent de réaliser des campagnes de collecte et de tri de l’information, déployer et administrer une solution de recherche documentaire (eDiscovery) et produire des supports de formation spécifiques au dossier dans des délais restreints.

Nos solutions d’automatisation de traitement documentaire H2O CONSULTANCY SOLUTIONS, nous permettent d’extraire et de compiler en un temps record les informations contenues dans la documentation de projet, permettant de confirmer ou réfuter les positions soutenues par les parties.

En raison de notre expérience, nos clients nous délèguent en confiance la coordination générale entre les conseils, les équipes projet, et les témoins-experts pour qu’aucune action ne reste en suspens.

ORGANISATION EN BACK OFFICE

Nous traitons les dossiers à distance depuis notre siège social.

Nos clients nous transmettent leurs données de façon sécurisée.

L’ensemble de nos compétences est mutualisé.

Les échanges et la collaboration sont optimisés.

Pour favoriser la fluidité des échanges à distance H2O CONSULTANCY est équipé de tous les outils technologiques nécessaires pour les téléréunions ou les transferts de documents.

Notre organisation back office nous permet, en toute sécurité sanitaire, en toute sécurité de confidentialité des données, de traiter les dossiers les plus complexes par l’apport d’une équipe aux talents multiples et complémentaires.

En limitant nos déplacements au strict nécessaire nous optimisons le bilan carbone de nos activités, pour un plus grand respect de l’environnement.

 

SERVICES EN FRONT OFFICE

Selon les besoins spécifiques de nos clients, nous les accompagnons aussi, sur leurs différents sites, par l’intervention de nos experts. Nos consultants, détachés, sont accompagnés par les équipes du siège et bénéficient de l’organisation centrale et des ressources de H2O CONSULTANCY.

 

UNIVERS LINGUISTIQUE

Tous nos intervenants sont parfaitement bilingues Anglais / Français et bon nombre d’entre eux maîtrisent d’autres langues, nécessaires à certains projets de par le monde.

Nos réalisations

H2O CONSULTANCY FORMATION

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H2O CONSULTANCY

Tout au long de son activité H2O CONSULTANCYrésolu les difficultés les plus complexes liées au Contract Management.

Ces difficultés ont ainsi été répertoriées selon les cas de façon encyclopédique.

Des formations spécifiques aux différents thèmes ont ainsi été conçues et sont proposées à nos clients.

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SUR-MESURE

Nous développons pour nos clients des formations sur mesure.

Nous en concevons la teneur selon l’organisation spécifique de l’entreprise et sa façon de gérer les contrats.

Chaque formation est conçue par H2O CONSULTANCY selon la charte graphique de nos clients.

Cette intégration nous est rendue possible par notre parfaite connaissance de la façon dont nos clients gèrent leurs contrats ainsi que de leur organisation interne en la matière.

Selon leur choix, nos clients, dispensent eux- mêmes les formations que nous concevons ou bien nous nous rendons sur leurs différents sites pour les dispenser en compagnie ou non des responsables de la formation.

Qu’il s’agisse de formations H2O CONSULTANCY ou de formations sur mesure, nous avons développé depuis vingt ans toutes sortes de modules :

  • Orientés fonction Achats.
  • Orientés fonction Ventes.
  • Adaptés aux différents niveaux d’expérience.
  • Spécifiques selon la durée désirée.

Nos formations comprennent des études de cas, elles sont complétées de questionnaires permettant l’évaluation des personnes formées.

Lorsque nos formations pour nos principaux clients sont dispensées, ces dernières sont la plupart du temps évaluées par un organisme indépendant FORMETRIS®. L’évaluation a pour effet de mesurer l’impact de la formation pour l’entreprise, sa perception par les personnes formées et de lui attribuer une note globale. Ceci selon des critères d’adéquation aux attentes, de préparation et d’organisation, de contenu, de pédagogie concernant leur structure et de pédagogie concernant leur animation.

La note globale obtenue par H2O CONSULTANCY est toujours comprise entre 97 % et 100 %.

Nous proposons également des formules de coaching sous la forme de réunions périodiques en groupe ou de suivi personnalisé d’un Contract Manager.

Pour la plupart de nos formations conçues de longue date, ces dernières continuent d’être toujours en service chez nos clients.

Au fil des formations, des coaching ainsi que de toute autre prestation effectuée, H2O CONSULTANCY nourrit des relations étroites avec ses nombreux interlocuteurs/clients.

Cette collaboration sur le long terme nous permet de réaliser un accompagnement dans la durée des personnes formées.

H2O CONSULTANCY est enregistré en tant que Prestataire de Formation auprès de la D.I.R.E.C.C.T.E. (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi).

Nos clients bénéficient de toutes les dispositions gouvernementales concernant la formation professionnelle.

H2O CONSULTANCY SOLUTIONS

L’augmentation constante du volume des informations dans la documentation de projets rend leur traitement d’autant plus difficile. Les pièces à traiter sont souvent enregistrées sous divers formats.

Les équipes projets peuvent vite être débordées par la masse de travail et être ralenties pour des raisons techniques, organisationnelles et d’expérience interne.

L’automatisation des processus de traitement des données devient donc une nécessité pour respecter les délais et assurer une fiabilité du traitement.

Expert du Contract Management, H2O CONSULTANCY collecte, étudie et trie des quantités importantes de documents pour y trouver les informations nécessaires. De ce fait, H2O CONSULTANCY a développé une solide maîtrise en automatisation de la recherche documentaire.

 

H2O CONSULTANCY SOLUTIONS est notre département dédié au traitement de l’information :

  • Nous sommes spécialistes de la gestion documentaire dans des délais serrés pour des projets de petite et de grande envergure.
  • Nous avons la capacité de numériser la documentation papier, même dans un grand format.

Nous garantissons une stricte confidentialité et un traitement sécurisé des données durant tout le processus.

GESTION DOCUMENTAIRE

  • Reconnaissance optique de caractères (OCR).
  • Conversion de format et compression.
  • Indexation des documents.
  • Importation vers des bases de données.
  • Génération et modification de métadonnées.

TRAITEMENT ET AUTOMATISATION

  • Extraction automatisée de contenus.
  • Génération de rapports automatisés.
  • Création de menu d’interface.